Les téléphones intelligents sont-ils un choix « intelligent » pour la salle du conseil?

Par Heather Wilson, directrice, Recherche

Au cours des dernières années, les administrateurs et les conseils, ainsi que le reste de la société, ont adopté les téléphones intelligents, les tablettes et d’autres formes de technologies. Ces technologies ont été intégrées dans les travaux des conseils d’administration et ont permis aux administrateurs de participer à distance, de conserver des documents de manière plus sûre et d’accéder aux informations plus facilement que par le passé.

Distrait par la technologie
La salle de conseil branchée fait également face à quelques défis. Au cours des dernières années, beaucoup se sont plaints des distractions causées par l’utilisation de la technologie dans les réunions où les participants portent une plus grande attention à leur téléphone qu’aux sujets abordés. Si les membres du conseil font défiler le contenu sur l’écran de leur téléphone ou scrutent leur tablette ou leur ordinateur portable, ils ne sont pas présents ou ne prêtent pas attention à la discussion du conseil. Les leaders du conseil doivent encourager l’utilisation productive de technologies qui permettent de meilleures décisions et discussions, mais doivent également décourager les administrateurs d’utiliser ces technologies pour des questions qui ne sont pas liées à la réunion. 

Les présidents de conseil peuvent également vouloir réfléchir à la qualité des discussions qui se tiennent s’ils voient que les administrateurs sont plus attentifs à leur téléphone qu’aux discussions du conseil. Au lieu de blâmer l’omniprésence des appareils, il peut être utile d’évaluer l’efficacité des réunions du conseil et de travailler à l’amélioration de la qualité de ses délibérations afin que les administrateurs soient investis dans le travail qu’on leur demande de faire.

Est-ce que Big Brother (ou un concurrent) vous surveille?
Ces derniers temps, un autre défi est apparu : la perception que les téléphones sont utilisés comme outils de surveillance. Des articles ont été publiés avec des titres alarmants, tels que « Votre téléphone intelligent vous écoute-t-il secrètement? », suscitant ainsi l’inquiétude des utilisateurs. La faille de sécurité de WhatsApp a été exploitée par un tiers et a facilité la surveillance de journalistes et d’activistes ciblés. Cela a suscité une certaine inquiétude chez les utilisateurs de téléphones intelligents, selon Michael Parent, professeur à la Beedie School of Business de l’Université Simon Fraser et codirecteur des études du cours « Surveillance de la technologie par le conseil » de l’IAS. Mais, M. Parent note également que les téléphones intelligents ne sont pas la seule technologie qui peut être utilisée de manière illicite. Les tablettes, les ordinateurs portables, les équipements compatibles Bluetooth, etc. peuvent également être compromis par des logiciels malveillants ou des pépins logiciels et utilisés de manière illicite. Il exhorte les dirigeants de conseils à faire preuve de la prudence nécessaire en matière de technologie. Ils doivent être conscients des risques et prendre des précautions raisonnables, mais les préoccupations doivent être considérées à la lumière du coût et des inconvénients de la création de salles de Faraday entièrement sécurisées et de l’exclusion des thermostats programmables des lieux de réunion du conseil. Selon M. Parent, « les administrateurs sont des cibles et leurs noms sont publics, les précautions raisonnables et la conscience des risques sont importantes, mais la clé est de ne pas s’en préoccuper au point d’entraîner la paralysie. »

Alors, que peuvent faire les présidents et les membres de conseils pour relever ces défis?
  • Le contexte est important. Si un conseil discute de quelque chose de très confidentiel qui nécessite un contrôle absolu sur les documents et les discussions du conseil, il peut être prudent de prendre des précautions supplémentaires pour empêcher la surveillance et garantir la sécurité des informations discutées.
  • Si vous demandez aux administrateurs de vous accorder toute leur attention, assurez-vous que vous faites bon usage de leur temps. Veillez à ce que la réunion soit productive et à ce que l’expertise et l’expérience des membres de votre conseil soient exploitées au maximum. Des évaluations régulières des réunions ou de la rétroaction au président du conseil peuvent être salutaires pour améliorer la qualité des réunions. 
  • Si vous avez demandé aux administrateurs de ne pas utiliser leurs appareils pendant les réunions, prévoyez des pauses afin que ceux-ci puissent vérifier la présence de messages importants sur leurs appareils. 

Share
Formation de l’IAS
Surveillance de la technologie par le conseil (STC)

Le programme Surveillance de la technologie par le conseil (STC) est un cours de deux jours conçu pour les administrateurs afin d’améliorer la surveillance des technologies numériques par le conseil et de comprendre son impact sur leur organisation. 
 
Le programme met en lumière plusieurs domaines névralgiques qui recoupent les technologies et les risques qu’elles comportent. Cela comprend la cybersécurité, la protection de la vie privée, l’engagement dans les médias sociaux, la gestion de la réputation, la gestion de projets de TI et la compréhension de l’impact des nouvelles technologies sur leur organisation. En savoir plus.